Agile Agenda
Wie Du Deine Agenda lebendig machst
10. August 2017

Wie Du einen Open Space bzw. ein Barcamp organisierst

Was ist ein Open Space
 
 

Heute geht es um den Open Space – von manchen auch Barcamp genannt. Ich werde Dir heute erklären, was ein Open Space ist, wie er abläuft und was Du dazu brauchst. Auch werde ich Dir erklären, welche Prinzipien, Gesetze und Erscheinungen Du dabei beachten solltest.

All das habe ich mir natürlich nicht selbst ausgedacht – Du findest weitere Infos in den Lernlandkarten von Neuland oder Du kannst es Dir von den Kommunikationslotsen beibringen lassen.

 

1. Was ist überhaupt ein Open Space und wann wendest Du ihn an?

Was ist ein Open Space

Grundsätzlich ist ein Open Space es eine Methode für Konferenzen. Dabei bedeutet Open Space so viel wie offener Raum oder Freiraum.

Wie kannst Du nun in einer Konferenz diesen Freiraum nutzen?

Am besten denkst Du dabei an die Gespräche, die sich oft in den Kaffeepausen ergeben – hier herrscht ein besonderer Geist, der auf die komplette Konferenz übertragen werden soll. Dadurch wird dann der Dialog zwischen den Teilnehmern angeregt und Du findest viel leichter Lösungen für ein konkretes Problem.

Du kannst einen Open Space zum Beispiel anwenden, wenn Du bei einer Gruppe die Selbstorganisation und Beteiligung erhöhen möchtest. Dies geschieht dadurch, indem die Teilnehmer ihre eigenen Themen einbringen. Wie genau das geht erkläre ich Dir gleich beim Ablauf.

Ein Open Space kannst Du auch für einen Kick off verwenden oder wenn Du Ideen für Lösungen finden willst – und ich denke, weitere Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig.

 

2. Und wie läuft ein Open Space ab?

Ablauf Open Space

Ein Open Space kannst Du grob in die Teile Planung, Anliegensammlung, Marktplatz, Durchführung, Ernte, Aktionsplanung und Verankerung unterteilen.

Ein Open Space beginnt natürlich mit der Planung.

Hier solltest Du Dir Gedanken darüber machen, welche Rahmenbedingungen Du hast – konkret: Zu welchem Thema möchtest Du diese Konferenz abhalten? Wer wird eingeladen? Wo findet es statt? Was ist der Raum – und so weiter. Im Punkt 3 – der Planung – erkläre ich dazu noch mehr.

Nach der Planung geht es mit der Anliegensammlung erst so richtig los.

Du erklärst den Teilnehmern, zu welchem übergreifenden Thema die Konferenz stattfindet und lädst sie ein, sich zu beteiligen.

Dazu liegen im Raum Zettel und Stift bereit – hierauf können die Teilnehmer ihr Thema schreiben. Dabei kann es um eine Frage gehen, sie können sich bereit erklären Anderen etwas zu erklären oder sie wollen an einem konkreten Thema arbeiten.

Sobald ein Teilnehmer sein Thema und seinen Namen auf das Papier geschrieben hat, kommt er nach vorn und stellt sich und das Thema vor. Er lädt die anderen Teilnehmer ein, mit ihm gemeinsam daran zu arbeiten und pinnt dann seinen Zettel an eine Metaplanwand.

Sind alle Anliegen gesammelt, geht es weiter mit dem Marktplatz.

Auf diesem Marktplatz finden dann zunächst Verhandlungen statt:

  • Wer wird sein Thema in der ersten Runde und wer in der zweiten eintragen?
  • In welchem Raum ist welches Thema?
  • Können vielleicht Themen zusammengeführt werden?
  • Oder muss vielleicht ein Thema sogar in mehreren Runden besprochen werden?

All das wird zwischen denjenigen Teilnehmern besprochen, die ihre Anliegen vorgetragen haben.

Anschließend werden dann die restlichen Teilnehmer eingeladen, Ihren Namen dort zu vermerken, wo sie Interesse haben und vielleicht einmal vorbei schauen. Dies ist nicht verbindlich, zeigt aber dem Themeneigner, ob auch andere sich für das genannte Thema interessieren.

Nach dem Marktplatz kann es dann mit der Durchführung los gehen.

Es gibt 2 Runden der tatsächlichen Durchführung. Du legst für jede Runde eine Zeit fest, wie lange diese dauern soll. Beginn und Ende jeder Runde wird durch einen Gong angekündigt.

Der Ideengeber für ein Thema geht zu seinem Platz bzw. seinem Raum, ihm wird eine Pinnwand mit einem Template zur Verfügung gestellt. Nach und nach kommen dann die anderen Teilnehmer dazu und es wird gemeinsam gearbeitet und diskutiert. Ergebnisse können auf dem Template festgehalten werden.

Der Rest ist Selbstorganisation – wie genau das geht erkläre ich Dir in Punkt 4 zu den Gesetzen und Prinzipien. Denn das besondere am Open Space ist, dass jeder jederzeit das Thema wechseln kann – selbst Derjenige, der das Thema eingebracht hat.

Nun werden die Ergebnisse in der Ernte vorgestellt.

Nachdem also die 2 Runden beendet sind, in denen die Teilnehmer an den verschiedenen Themen arbeiten konnten, geht es zur Ernte.

Hierbei werden für jedes Thema kurz die Diskussionen oder sogar die Ergebnisse vorgestellt. Die wichtigsten Erkenntnisse sollten dabei für alle sichtbar mitgeschrieben oder gezeichnet werden.

Nach der Ernte wird eine Aktions- bwz. Handlungsplanung vorgenommen.

Bei der Ernte werden die Teilnehmer darum gebeten, sich für die weitere Bearbeitung der einzelnen Themen einzutragen. Auch dies erfolgt wieder selbstorganisiert – so zeigt sich auch, welche Themen besonders wichtig sind oder welche Themen vielleicht schon in den Diskussionsrunden selbst gelöst werden konnten.

Besonders wichtig erscheint mir die Verankerung zu sein.

Für die Verankerung solltest Du als Organisator der Konferenz dafür sorgen, dass die Teilnehmer Unterstützung bei der Umsetzung ihrer Maßnahmen erhalten.

So kannst Du Sponsoren einladen, ein Thema der Konferenz zu unterstützen. Du kannst die Teilnehmer auch regelmäßig über den Stand der einzelnen Bearbeitungen informieren. Oder Du kannst sogar nach einigen Wochen oder Monaten eine weitere Konferenz einberufen, bei der die Ergebnisse gemeinsam besprochen werden.

 

3. Was genau brauchst Du für einen Open Space?

Was brauchst Du für den Open Space

Die Vorbereitung für einen Open Space solltest Du genau durchdenken. Hier sind eineige Anregungen, was Du auf jeden Fall dabei haben solltest:

Wichtig ist ein Faclitator bzw. Moderator, der sich der kompletten Veranstaltung annimmt. Du kannst auch einen Graphic Recorder einladen, der bei der Ernte die Ergebnisse visualisiert.

Du brauchst genügend Platz  – also such dir einen oder mehrere Räume, in der alle Teilnehmer gut arbeiten können.

Auch Plakate mit Anweisungen sind wichtig: Was ist ein Open Space und welche Regeln haben wir?

Eine große Uhr ist von Vorteil – Du kannst zum Beispiel einen Time Timer* bereit stellen, der die restliche Zeit für den jeweiligen Agendapunkt anzeigt.

Du brauchst auch genügend Flipcharts und Metaplanwände – für die Ernte sowie für die Bearbeitung der einzelnen Themen.

Stift und Papier ist auch wichtig – zum Beispiel für die Anliegensammlung.

Auch solltest Du ein Themenplakat aufhängen, das die Teilnehmer immer an das Thema der Konferenz erinnert.

Du brauchst auch Zimbeln oder einen Gong um die Runden einzuläuten.

Ich bin mir sicher, dass diese Liste nicht erschöpfend ist – Dir wird im Rahmen Deiner Vorbereitung sicher noch viel mehr einfallen.

 

4. Was macht einen Open Space so besonders?

Open Space Gesetze und Erscheinungen

Prima. Nun weist Du also, was ein Open Space ist, wie er abläuft und was Du brauchst. Aber nun fragst Du Dich vielleicht, was einen Open Space so besonders macht? Diese Frage wird durch die Prinzipien, Gesetze und Erscheinungen erklärt.

Die 5 Prinzipien sind die folgenden. Ich finde sie ziemlich eindeutig – wenn Du doch Fragen dazu hast, schreib mir einfach und ich beantworte sie Dir.

1. Was auch immer geschieht, ist das einzige was geschehen kann.

2. Wo immer es passiert, es ist der richtige Ort.

3. Wer auch immer kommt, ist der / die Richtige.

4. Wann immer es beginnt, es ist die richtige Zeit.

5. Wenn es vorbei ist, ist es vorbei.

Weiterhin gibt es das Das Gesetz der 2 Füße: Geh dort hin, wo es Dich interessiert. Das bedeutet, dass jeder jederzeit von einem Thema zu einem anderen wechseln kann. Wenn Du als Teilnehmer also das Gefühl hast, dass Du alles erfahren oder alles beigetragen hast – dann geh weiter. Vielleicht kannst Du wo anders noch mehr beitragen.

Weiterhin gibt es zwei Erscheinungen: Hummeln und Schmetterlinge.

1. Eine Hummel zieht von Thema zu Thema und transportiert so die Ideen. Du kannst es Dir wie eine Hummel im echten Leben vorstellen – sie nimmt den Nektar einer Blume mit und befruchtet damit eine Andere.

2. Ein Smetterling bietet Raum für Anderes. Du findest ihn immer irgendwo – aber ganz sicher nicht bei einem Thema. Oft steht er mit anderen Schmetterlingen beim Kaffee und diskutiert – aber auch dadurch können wieder neue Themen und Lösungen entstehen

 

Ich hoffe, ich konnte Dir einen guten Einblick in einen Open Space geben. Wenn Du mal eine Konferenz oder einen Workshop planst – versuch es doch mal damit und lass Dich überraschen.

 

Bis zum nächsten Mal – viel Spaß beim ausprobieren!

 

 

 

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2 Comments

  1. Dr. Goetz Huttel sagt:

    Hallo Annelies, eine Super-Darstellung von Open Space. Danke. Gruß Götz

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